MVertriebskodex

für den Außendienst, Direktvertrieb und Callcenter (kurz: Vertrieb) der
Unternehmen der MÜNCHENER VEREIN Versicherungsgruppe (kurz: Unternehmen)

1. Präambel
Das Vertrauen und die Zufriedenheit unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Kunden, Geschäfts-partner und das Ansehen in der Öffentlichkeit ist eine sehr wichtige Voraussetzung für den Erfolg unseres Unternehmens. Sie hängen im Wesentlichen auch davon ab, wie sich unser Vertrieb verhält, insbesondere wie er gegenüber Interessenten, Kunden und ganz allgemein in der Öffentlichkeit auftritt.
Die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften und das verantwortungsbewusste Verhalten und Han-deln eines ordentlichen Kaufmannes ist hierfür ebenso unerlässlich wie die Rücksichtnahme auf die Interessen der Kunden und unseres Unternehmens.
Der vorliegende Kodex ist zusammen mit den bestehenden Vertragsvereinbarungen eine verbindliche Richtschnur für das geschäftliche Verhalten unseres Vertriebes.
Die Maßstäbe dieses Kodex gelten auch für Versicherungsmakler, soweit sie die Produkte unseres Unternehmens vermitteln oder unsere Kunden betreuen und sofern sie keinem Maklerverband ange-hören, der einen eigenen vergleichbaren Vertriebskodex für seine Mitglieder verpflichtend eingeführt hat. Regelungen des Kodex, die im Speziellen auf Ausschließlichkeitsvermittler Bezug nehmen, gelten für Makler nicht entsprechend.

2. Allgemeine Grundsätze
Eine elementare Grundregel des Handelns ist die Einhaltung aller relevanten Gesetze und Vorschriften sowie der guten Sitten. Alle im Vertrieb tätigen Personen sind daher verpflichtet, den gesetzlichen und sonstigen einschlägigen Vorschriften sowie Anordnungen von Behörden Folge zu leisten und im Rahmen einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit die Persönlichkeit und Würde von jedermann zu respektieren.
Von unseren Außendienst- und Vertriebspartnern wird erwartet, dass sie jederzeit ehrlich, integer und fair mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns handeln und das Ansehen und die Interessen des Unternehmens wahren.

3. Nutzung der Vertriebs-Hard- und -Software
Soweit das Unternehmen für die Vertriebstätigkeit Hard- und/ oder Software bereitstellt, dürfen diese und die darauf enthaltenen unternehmens- sowie kundenbezogenen Daten nur zu den bestimmungs-gemäßen Zwecken eingesetzt und nicht an unbefugte Dritte weitergegeben oder diesen zugänglich gemacht werden. Die Nutzer sind verpflichtet, diese Hard- und Software und die enthaltenen Daten nicht zu missbrauchen und sie vor unberechtigtem Zugriff Dritter zu schützen sowie die Hard- und Software einschließlich der enthaltenen Daten, soweit ihnen keine weiteren Rechte daran zustehen, bei Beendigung der für die Nutzung zugrundeliegenden Tätigkeit an das Unternehmen zurückzugeben.

4. Vermittlungsgrundsätze
Gebundene und ungebundene Vermittler dürfen nur dann und solange vermittelnd für das Unterneh-men tätig werden, wie sie die gewerberechtlichen Voraussetzungen gemäß § 34d GewO und der Ver-sicherungsvermittlungsverordnung (VersVermV) erfüllen. Die Vermittler haben dafür Sorge zu tragen, dass diese Voraussetzungen (z.B. Registrierung, ausreichende Haftpflichtversicherung oder Haf-tungsübernahme durch das Unternehmen, evtl. Kundengeldsicherung) während ihrer Zusammenarbeit für das Unternehmen durchgehend erfüllt sind.
Die im Vertrieb mit der Versicherungsvermittlung und/oder Beratung von Interessenten/Kunden be-fassten Personen haben im erforderlichen Umfang daran mitzuwirken, dass auch die aufsichtsbehörd-lichen Anforderungen an die Zusammenarbeit mit ihnen gewahrt sind und bleiben. Dazu gehört auch, dass sie stets eine dafür ausreichende fachliche Qualifikation haben und mit entsprechenden Ausbil-dungs- und Fortbildungsnachweisen belegen können. Direkt bei der Vermittlung mitwirkende Personen dürfen sie nur einsetzen oder beschäftigen, wenn diese Personen ihrerseits die gewerberechtlichen und aufsichtsbehördlichen Anforderungen an Qualifikation und Zuverlässigkeit erfüllen. Wenn und solange Vermittler mit sogenannten „Tippgebern“ regelmäßig zusammenarbeiten, muss auch insoweit die Konformität mit den aufsichtsbehördlichen Mindestanforderungen sichergestellt sein (z.B. schriftliche Tippgeber-Vereinbarung mit Vergütungsstabelle, Verpflichtung zur Einhaltung des Daten-schutzes, Vorliegen einer Nebentätigkeitserlaubnis).

-->> BaFin-Rundschreiben 10/2014 (VA) – Zusammenarbeit mit Versicherungsvermittlern, Risikomanagement im Vertrieb

Die Vermittler haben im Rahmen Ihrer Tätigkeit für das Unternehmen dafür Sorge zu tragen, dass sie die Interessenten und Kunden über ihren Status nicht im Unklaren lassen oder gar täuschen. Insbe-sondere sind die rechtlich vorgeschriebenen Informationen beim ersten Geschäftskontakt unaufgefor-dert rechtzeitig und im erforderlichen Umfang zu erteilen. Dies schließt ein, dass gebundene Vermittler gegenüber dem Interessenten darauf hinweisen, dass sie ausschließlich für das Unternehmen tätig sind.
Die vorgenannten Personen haben darüber hinaus im Rahmen ihrer Tätigkeit für das Unternehmen die gesetzlichen Beratungs- und Dokumentationspflichten zu erfüllen. Das Kundenbedürfnis ist in den Mittelpunkt jeder Beratung und Vermittlung von Versicherungsschutz zu stellen. Die Beachtung der berechtigten Interessen und Wünsche des Interessenten/Kunden haben Vorrang vor dem Provisions-interesse des Vertriebes. Im Rahmen der Beratung sind die Wünsche und Bedürfnisse des Interes-senten/Kunden zum Versicherungsschutz zu ermitteln, zu analysieren und zu bewerten. Die Empfeh-lung hat nach Erörterung mit dem Interessenten/Kunden in einer für diesen verständlichen Weise zu erfolgen. Eine Beratung oder Betreuung des Versicherungsnehmers hat auch nach Vertragsschluss während der Dauer eines Versicherungsverhältnisses zu erfolgen, wenn und soweit ein Anlass hierfür besteht, insbesondere im Schaden- und Leistungsfall.
Die vom Unternehmen hierfür erstellten Mustervordrucke sind bei der Abfassung von Beratungsproto-kollen und Verzichtserklärungen zu verwenden. Abweichende Vordrucke dürfen nur nach vorheriger Abstimmung mit der Direktion zur Anwendung kommen. Die Dokumentation ist dem Kunden bei per-sönlicher Beratung im Falle des Abschlusses auszuhändigen. Zu beachten ist, dass von der Möglich-keit des Verzichts auf eine Dokumentation der Beratung nur in Ausnahmefällen Gebrauch zu machen ist.

5. Vertrauliche Informationen / Datenschutz
Die im Vertrieb tätigen Personen sind zur Verschwiegenheit bei allen internen vertraulichen Angele-genheiten des Unternehmens sowie bei allen vertraulichen Informationen von bzw. über Interessen-ten/Kunden und Geschäftspartner des Unternehmens verpflichtet.
Vertraulich sind all diejenigen Informationen, die als solche gekennzeichnet sind oder von denen an-zunehmen ist, dass sie nicht öffentlich bekannt sind und auch nicht bekannt gemacht werden sollen, weil sie z. B. für Wettbewerber von Nutzen sein oder bei ihrer Offenlegung dem Unternehmen oder den Geschäftspartnern schaden könnten. Typischerweise zählen Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse zu den vertraulichen Informationen.
Vertrauliche Informationen und Geschäftsunterlagen müssen vor unbefugter Einsicht Dritter in geeig-neter Weise geschützt werden. Ihr Versand darf nur auf sicherem Weg erfolgen.
Die im Vertrieb tätigen Personen sind verpflichtet, die datenschutzrechtlichen Bestimmungen einzuhal-ten und insbesondere aktiv dazu beizutragen, dass personenbezogene Daten, z.B. Vertrags- und Leistungsdaten unserer Versicherungskunden, zuverlässig gegen unberechtigte Zugriffe gesichert werden. Der Versand dieser Daten darf nur auf sicherem Weg erfolgen. Personenbezogene Daten dürfen nur erhoben, verarbeitet und genutzt werden, soweit dies der Zweckbestimmung eines Ver-tragsverhältnisses mit dem Betroffenen dient oder in anderer Weise durch datenschutzrechtliche Best-immungen bzw. eine Einwilligung des Betroffenen gedeckt ist. Dazu zählt z.B. auch eine Weitergabe solcher Daten im Falle einer Bestandsübertragung auf Vermittlerebene. In Zweifelsfällen ist der zu-ständige betriebliche Datenschutzbeauftragte des Unternehmens einzuschalten.

6. Kommunikation / Social Media
Offizielle Stellungnahmen gegenüber den Medien bzw. die Kommunikation mit den Medien erfolgen, soweit sie das Unternehmen betreffen, nur über den Vorstand oder über hierzu ausdrücklich autori-sierte Mitarbeiter. Bei Anfragen ist an die zuständige Person zu verweisen. Wer nach außen als Ver-treter des Unternehmens auftritt oder an öffentlichen Diskussionen in der Weise teilnimmt, dass er als Vertreter des Unternehmens wahrgenommen werden könnte, ohne hierzu autorisiert zu sein, muss deutlich machen, dass er als Privatperson handelt.
Bei der Nutzung sogenannter Social Media (Facebook, Twitter u.ä.) im privaten Bereich dürfen keine geschäfts- und rufschädigenden Äußerungen sowie Äußerungen, die nicht im Einklang mit den rechtli-chen Bestimmungen (z.B. Datenschutzrecht, Strafrecht) stehen, in Bezug auf das Unternehmen, seine Mitarbeiter, Kunden und Vertriebs- und sonstige Geschäftspartner getätigt werden.
Wir sind dem Grundsatz des fairen und offenen Umgangs mit unseren Geschäftspartnern und Interes-senten/Kunden verpflichtet. Die Information der Interessenten/Kunden sollte in der Weise erfolgen, dass der Kunde in der Lage ist, auf Basis der Information eine vernünftige Entscheidung zu treffen. Die im Vertrieb tätigen Personen dürfen Interessenten/Kunden oder Marktteilnehmer nicht in die Irre führen.

7. Vermeidung von Interessenkonflikten
Das Unternehmen räumt den Interessen seiner Versicherungskunden hohe Priorität ein. Interessen-konflikte können die Integrität und die Professionalität des Unternehmens in Zweifel ziehen. Potentielle Konflikte müssen daher so früh wie möglich erkannt werden. Falls ein Interessenkonflikt nicht ver-mieden werden kann, muss dieser fair gehandhabt werden.
Jeder Außendienstpartner hat darauf zu achten, dass seine privaten Interessen nicht mit den ge-schäftlichen Interessen in Konflikt geraten. Bei Versicherungsvertretern gehören zu den geschäftli-chen Interessen insbesondere auch die Interessen des Unternehmens. Vor diesem Hintergrund ist der Abschluss von Geschäftsbesorgungsverträgen im Verhältnis zwischen Versicherungsvertretern und Kunden des Unternehmens nicht erwünscht.
Zur Wahrung der Interessen von Kunden und Unternehmen gehört auch, neben einer vom Unter-nehmen gezahlten Vermittlerprovision keine zusätzliche Geldleistung (z.B. Honorar) vom Kunden zu verlangen oder in Empfang zu nehmen.
Im Zusammenhang mit der Vermittlung von und der Beratung über Finanzanlagen gem. § 34f GewO dürfen keine Provisionen, Gebühren oder sonstigen Geldleistungen oder geldwerten Vorteile vom Anbieter einer Finanzanlage oder von einem Dritten angenommen oder an Dritte gewährt werden, es sei denn der Kunde wurde vor Vertragsabschluss darüber umfassend in Textform aufgeklärt und die Zuwendung steht einer kundeninteressengerechten Vermittlung und Beratung nicht entgegen.

8. Verhalten im Wettbewerb
Die im Vertrieb tätigen Personen haben die gesetzlichen Vorgaben, insbesondere die des Gesetzes über den unlauteren Wettbewerb (UWG), im Rahmen ihrer Akquise- und Vermittlungstätigkeit zu be-achten. Dies schließt die Beachtung der in den „Wettbewerbsrichtlinien der Versicherungswirtschaft“ niedergelegten Grundsätze ein.

-->> Wettbewerbsrichtlinien der Versicherungswirtschaft

Insbesondere darf eine Abwerbung bzw. Umdeckung von Versicherungsverträgen nur mit wettbe-werbskonformen Mitteln erfolgen. Der Interessent/Kunde ist zu bereits bestehenden Versicherungen zu befragen. Besonders in der Lebens- und Krankenversicherung kann eine Abwerbung von Versiche-rungsverträgen oft mit erheblichen Nachteilen für den Kunden verbunden sein kann. Der Kunde ist in jedem Fall über eventuelle Nachteile konkret aufzuklären. Dies ist als Bestandteil der Beratung in die Beratungsdokumentation mit aufzunehmen.

9. Verhinderung gesetzwidriger Aktivitäten (Korruption, Terrorismusfinanzierung, Geldwäsche etc.)
Das Unternehmen toleriert keine Form der Korruption, insbesondere dürfen keine Vorteilsgewährung und Bestechung, Vorteilsannahme oder andere strafrechtlich relevante Verhaltensweisen erfolgen.
Im Umgang mit staatlichen Stellen oder Behörden ist besonders darauf zu achten, dass keine Zahlun-gen oder sonstige Vorteile angeboten, versprochen oder gewährt werden, um eine Handlung eines Beamten oder anderen Amtsträgers zu beeinflussen.
Die im Vertrieb tätigen Personen haben darauf zu achten, dass sie und /oder das Unternehmen nicht zur Geldwäsche, zur Terrorismusfinanzierung oder für andere illegale Zwecke missbraucht werden.
Die im Vertrieb tätigen Personen dürfen sich in ihrem Betätigungsumfeld weder in illegale Vorgänge verwickeln lassen, noch dürfen sie illegale Handlungen, die im Zusammenhang mit dem Unternehmen stehen, tolerieren.
Die im Vertrieb tätigen Personen haben im Rahmen ihrer Vermittlungstätigkeit die Vorgaben des Un-ternehmens zur Geldwäscheprävention, etwa im Hinblick auf eine erforderliche Identifizierung des Vertragspartners oder abweichenden wirtschaftlich Berechtigten, zu beachten.

-->> Arbeitsanweisung Nr. 1067 „Geldwäschebekämpfungsgesetz – GWG“

Ungebundene Versicherungsvertreter und Versicherungsmakler haben zu beachten, dass sie gemäß Geldwäschegesetz (GwG) dieselben Verpflichtungen zur Geldwäscheprävention wie Versicherungs-unternehmen treffen. Sie haben demnach eigenständig die Sorgfaltspflichten gemäß GwG zu erfüllen. Auf die für Versicherungsunternehmen geltenden Erleichterungen gemäß § 80f VAG (z.B. „Lastschrift-Privileg“) können sie sich hierbei nicht berufen.
Die Entgegennahme von Barzahlungen zur Einzahlung oder Überweisung zugunsten beim Unter-nehmen bestehender oder neu abgeschlossener Lebensversicherungs- oder Darlehensverträge ist nicht gestattet.

10. Annahme von Geschenken und anderen Vorteilen
Geschenke und Zuwendungen von Kunden oder anderen Geschäftspartnern entsprechen bis zu einem gewissen Umfang den üblichen Geschäftspraktiken. Sie können jedoch ein Interessenkonfliktpotenzial beinhalten und sich für das Unternehmen rufschädigend auswirken.
Die Annahme von Geschenken und anderen Vorteilen (z. B. Gefälligkeiten) ist untersagt, falls die Inte-ressen des Unternehmens negativ berührt werden oder die professionelle Unabhängigkeit der Außen-dienstpartner gefährdet sein könnte. Jeglicher Anschein von Unredlichkeit und Inkorrektheit ist zu vermeiden..

Die Annahme von Sachgeschenken durch Ausschließlichkeitsvermittler ist zulässig, wenn der Wert des Geschenkes bzw. der Geschenke unter dem Nominalwert von 35,00 € pro Jahr und Person liegt. Sachgeschenke mit einem höheren Wert, die im Hinblick auf die Geschäftsbeziehung nicht abgelehnt werden können, müssen an das Unternehmen weitergegeben werden; darüber hinaus ist über solche Geschenke der zuständige Regionaldirektor zu informieren. Der Betriebsrat und die Personalabteilung entscheiden gemeinsam am Ende eines jeden Kalenderjahres über die Verwertung zugunsten eines gemeinnützigen Zwecks.
Einladungen zum Geschäftsessen dürfen durch Ausschließlichkeitsvermittler angenommen werden, wenn sie einem berechtigten geschäftlichen Zweck dienen und keinen unangemessen hohen Wert haben. Einladungen zu Veranstaltungen durch Ausschließlichkeitsvermittler mit überwiegendem Unterhaltungscharakter (z. B. Theater-, Konzert-, Sport- und Abendveranstaltungen), dürfen nur dann angenommen werden, wenn die Teilnahme an der Veranstaltung der gängigen Geschäftspraxis ent-spricht. Dies ist in der Regel dann der Fall, wenn der Gastgeber anwesend ist, die Teilnahme nicht häufig wiederholt wird und die Reise- oder Logiskosten nicht vom einladenden Geschäftspartner übernommen werden. In jedem Fall ausgeschlossen ist die Teilnahme an Veranstaltungen, die im Widerspruch zu herrschenden ethischen Vorstellungen steht oder den Ruf des Unternehmens schädi-gen bzw. Zweifel an der Seriosität des Unternehmens wecken könnte.
Geschenke und andere Vorteile können der persönlichen Einkommenssteuer unterliegen. Daher sollte darauf geachtet werden, dass die Handhabung von Geschenken und anderen Vorteilen im Einklang mit der Steuergesetzgebung und den Vorschriften der Finanzverwaltung steht.
Die Annahme finanzieller Zuwendungen ist ausnahmslos untersagt. Die Entgegennahme unbarer Entgeltzahlungen im Falle einer Vermittlung sog. „Nettopolicen“ bleibt hiervon unberührt.

11. Gewährung von Geschenken und anderen Vorteilen
Die Gewährung von Geschenken und anderen Vorteilen zum Aufbau, zur Festigung oder zur Durch-führung einer Geschäftsbeziehung ist nur zulässig, soweit dies nicht dem aufsichtsrechtlichen Verbot von Sondervergütungen oder Begünstigungsverträgen widerspricht.
Im Übrigen ist sie nur insoweit zulässig, als sie der gängigen Geschäftspraxis entspricht, mit den ge-setzlichen Bestimmungen vereinbar ist und nicht im Widerspruch zu herrschenden ethischen Vorstel-lungen steht. Sie darf nicht die professionelle Unabhängigkeit der Beteiligten in Frage stellen. Daher sollte besonders darauf geachtet werden, schon den Anschein eines Interessenkonfliktes sowie alles zu vermeiden, was den Ruf des Unternehmens schädigen bzw. Zweifel an der Seriosität des Unter-nehmens wecken könnte.
Geschenke oder sonstige Vorteile wie Einladungen zu Unterhaltungsveranstaltungen müssen sich in einem angemessenen Rahmen halten und dürfen nicht darauf abzielen, Geschäftsentscheidungen in unredlicher Weise, insbesondere wettbewerbswidrig zu beeinflussen. Dies gilt insbesondere auch für Geschenke oder sonstige Vorteile eines Außendienstpartners gegenüber angestellten Mitarbeitern des Unternehmens.
Zuwendungen und Einladungen dürfen den Compliance-Regeln des Empfängers nicht widersprechen. Außendienstpartner, die vorhaben, Geschenke zu machen oder Einladungen auszusprechen, sollten sich deshalb vorher über diese Standards und Regeln informieren.
Jede Vorteilsgewährung muss transparent sein. Einladungen und Geschenke durch Ausschließlich-keitsvermittler sind ausschließlich an die Geschäftsadresse des Empfängers zu richten oder zu liefern, Vorteilsgewährungen durch Ausschließlichkeitsvermittler über einem Wert von derzeit 35,00 € und Einladungen, die über ein normales Geschäftsessen hinausgehen, müssen dem zuständigen Regio-naldirektor angezeigt und von diesem genehmigt werden. Im Zweifel hat sich der Regionaldirektor mit dem Compliance-Beauftragten abzustimmen.

12. Spenden und Sponsorengelder
Spenden und Sponsorengelder dürfen nur im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere im Einklang mit den Bestimmungen des Straf- und des Wettbewerbsrechts, vergeben werden.
Bei der Vergabe von Sponsorengeldern ist darauf zu achten, dass kein Missverhältnis zwischen den Leistungen des Sponsors und dem angestrebten wirtschaftlichen Zweck besteht.

13. Umsetzung und Konsequenzen bei Verstößen
Die im Vertrieb tätigen Personen haben sich mit dem Inhalt des vorliegenden Kodex vertraut zu ma-chen und dessen Einhaltung sicherzustellen. Das Unternehmen trägt Sorge dafür, dass den im Ver-trieb tätigen Personen der Inhalt des Kodex bekannt ist und Zweifel bei der Anwendung oder Fragen geklärt werden.
Die Verletzung des MV-Vertriebskodex kann in Einzelfällen zu rechtlichen Maßnahmen führen.

14. Meldung von Verstößen
Ansprechpartner in Zweifelsfragen oder bei begründetem Verdacht oder Kenntnis von Zuwiderhand-lungen gegen Regelungen dieses MV-Vertriebskodex sind die Fachbereichsleitung Außenorganisati-on, der Beauftragte für Compliance oder die Fachbereichsleitung Revision. Bezieht sich der begründe-te Verdacht oder die Kenntnis auf illegale Handlungen (z.B. Betrug, Diebstahl, Bestechung), besteht die Verpflichtung, den vorgenannten Personenkreis zu informieren. In Fragen des Datenschutzes sowie der Geldwäsche und Terrorismusbekämpfung stehen spezielle Unternehmensbeauftragte als Ansprechpartner bereit.

15. Berichtswesen

Die Vertriebsdirektoren, Regionaldirektoren und im Vertrieb tätige Fachbereichsleiter haben in ihrem Zuständigkeitsbereich festgestellte Verstöße gegen den MV-Vertriebskodex, soweit sie schwerwie-gend sind, unverzüglich, im Übrigen anlässlich regelmäßiger quartalsmäßiger Abfrage durch den Compliance-Beauftragten an diesen zu melden.

Der Compliance-Beauftragte wird den Vorstand über gemeldete Verstöße, soweit sie schwerwiegend sind, sofort, im Übrigen für das jeweils abgelaufene Jahr insgesamt im Rahmen eines Berichts bis zum 01.03. des Folgejahres informieren.

16. Verhältnis zum MVerhaltenskodex

Für angestellte Mitarbeiter des Vertriebs gelten ergänzend und im Falle von Abweichungen nachrangig die Regelungen des MVerhaltenskodex.

-> Download MVertriebskodex